В статье описывается, как правильно составить служебную записку на закупку, чтобы она соответствовала требованиям законодательства и была эффективным инструментом взаимодействия с отделом закупок.
Статья:
Составление служебной записки на закупку – это один из важных инструментов в работе организации. Она позволяет сформулировать запрос на закупку, изложить его основные параметры, цели и требования к поставщику. Однако, многие сотрудники не знают, как правильно составить служебную записку на закупку.
Шаг 1: Определим цель закупки
В первую очередь, необходимо определить цель закупки. Это может быть пополнение склада, ремонт оборудования, заключение договора на поставку материалов и т.д. Четко сформулированная цель поможет ограничить круг поставщиков и выбрать наиболее подходящего.
Шаг 2: Опишем требования к поставщику
В записке на закупку необходимо указать требования к поставщику. Это может быть опыт работы, наличие лицензии, сертификатов, гарантийных обязательств и т.д. Любые особенности, которые должен иметь поставщик, необходимо прописать в записке.
Шаг 3: Укажем параметры товара или услуги
Указываем параметры товара или услуг, которые необходимо закупить: количество, качество, срок поставки, цену. Учитывайте, что цена должна соответствовать рыночной.
Шаг 4: Сведем все в одну записку
После выполнения трех предыдущих шагов, необходимо собрать все в одну записку на закупку. В ней должна быть четко сформулирована цель закупки, указаны требования к поставщику и параметры товара или услуги.
Шаг 5: Подпись и утверждение
Заключительным шагом является подписание и утверждение записки руководством организации. Это даст возможность отделу закупок начать поиск поставщика.
Важно учесть, что при составлении заявки на закупку необходимо соблюсти требования законодательства. Например, если цена превышает порог, установленный для данного вида продукции, то необходимо проводить запросы предложений у нескольких поставщиков и выбирать лучшее предложение.
Вот и все! Теперь, зная, как правильно составить служебную записку на закупку, вы сможете успешно сотрудничать с отделом закупок и быстро получать необходимые товары и услуги.