Составление служебной записки для покупки может показаться несложной задачей, но необходимо учитывать множество деталей, чтобы избежать ошибок и несоответствий. В статье рассмотрим нюансы составления служебной записки на примерах.
Служебная записка — это документ, при помощи которого сотрудник запрашивает разрешение на проведение какого-либо мероприятия или расхода. Если вам необходимо совершить закупку, то служебную записку нужно составлять в соответствии с определенными правилами.
Пример 1. Запрос на покупку компьютера
В начале записки необходимо указать заголовок «Запрос на покупку компьютера». Затем следует определить цель закупки и назначение компьютера. Например:
«Целью покупки является повышение эффективности работы отдела. Компьютер необходим для обработки большого объема информации и создания сложных отчетов».
Далее в служебной записке необходимо указать параметры компьютера. Это может быть производительность, оперативная память, жесткий диск и другие характеристики. Также необходимо указать обоснование выбранных параметров, например:
«Компьютер должен обладать высокой производительностью (не менее 2,5 Ггц), 8 Гб оперативной памяти и 500 Гб жестким диском. Эти параметры необходимы для быстрой обработки большого объема информации и работы с мультимедийными приложениями».
В конце служебной записки необходимо привести общую смету расходов на покупку компьютера, указав ориентировочную цену.
Пример 2. Запрос на покупку канцелярских товаров
При составлении служебной записки на покупку канцелярских товаров также необходимо указать заголовок «Запрос на покупку канцелярских товаров». Затем следует перечень товаров, которые необходимо закупить. Например:
«Необходимо закупить бумагу для принтера формата А4 белого цвета, канцелярские ножницы, скрепки, папки для бумаги».
Далее в служебной записке следует указать количество каждого товара и его стоимость. Также необходимо привести общую смету расходов на все товары в конце документа.
Служебная записка – это важный документ, который помогает контролировать расходы и избежать ошибок при закупке товаров. Если вы учитываете примеры из статьи при составлении служебной записки для покупки, то сможете гарантировать правильное проведение покупок в организации.